Alle vier Jahre trifft sich die Jugend zum größten Jugendgipfel in Europe: dem Deutschen Kinder- und Jugendhilfetag (DJHT). Wir durften in bewährter Zusammenarbeit mit dem Studio Alpenglühen das Großprojekt bei der Durchführung in diesem Jahr unterstützen.
Die Webseite auf Basis von WordPress spielte dabei eine tragenden Rolle. Veranstalter*innen stellten darüber ihre Programme ein, Aussteller*innen buchen Messestände und Besucher*innen konnten sich mit einem Benutzerkonto registrieren um Ihre Besuchstage zu planen. Umfangreiche Bearbeitungsmöglichkeiten unterstützen das Veranstaltungsmanagement in der Erfassung, Kuratierung und Veröffentlichung des gesamten Programms. Das Thema Inklusion sowie Teilhabe und damit die Errichtung einer barrierefreien Webseite war von grundlegender Bedeutung.
Für die Veranstaltung wurden an das Benutzerkonto aus den Registrierungen individuelle Tickets gebunden und mit dem Einlassmanagement der Messe Leipzig synchronisiert. Die Tickets waren in der WordPress-Oberfläche abrufbar und wurden per E-Mail zugestellt. Aufgrund einer ausgeklügelten Lastverteilung während der Veranstaltungstage, wurde der stabile Betrieb trotz der mehr als 3.000 Vorort-Registrierungen gewährleistet werden. Insgesamt haben sich rund 14.000 Besucher*innen registriert.
Auf übersichtlichen Seiten wird das komplette Kongressprogramm und die Messestände angezeigt. Eine performante Suchleiste mit Filtermöglichkeiten über Handlungsfelder, Themengebiete, etc. führt direkt zum den eigenen Interessen. Einzelne Beiträge kann man sich auf einem persönlichen Merkzettel speichern.
Über niedrigschwellige Registrierungsformulare melden sich Besucher*innen und Journalist*innen an. Im personalisierten Bereich können die Benutzer*innen Kongressveranstaltungen und Messestände auf einer ausdruckbaren Merkliste speichern sowie ihren Teilnahmewunsch äußern.
Veranstalter*innen und Aussteller*innen registrieren sich ebenso im Vorfeld auf der Webseite. Im Anschluss haben sie die Möglichkeit zur Einreichung ihrer Beiträge zum 18. DJHT. Ein mehrstufiger Freigabeprozess garantiert die strukturierte, lückenlose und damit fehlerreduzierte Erfassung von Inhalten.
Ein interner Bereich wurde kundenspezifisch erstellt. Projektmitarbeiter*innen kuratieren in dieser separaten Verwaltung die Einreichungen, geben sie zur Nachbearbeitung zurück und schalten Sie letztendlich zur Veröffentlichung auf der Webseite frei.
Umfangreiche Filter- und Exportfunktionen helfen in der Bedienung.
Eine Randnotiz ist die datenschutzkonforme Einbindung einer Nutzerdatenerfassung ohne „störende“ Einwilligungs-Banderole. Durch eine Anonymisierung der Nutzerdaten, regelmäßige Löschung und Betrieb ohne Cookies, werden nun einen größere Gesamtmenge an Daten erfasst, was zu valideren Zahlen führt.
Vor, während und nach der Veranstaltung betreuen wir die Webseite im Zuge eines Wartungsvertrages. So ist der stabile und zuverlässige Betrieb, auch bei hohen Lasten, garantiert.
